Hogyan kössünk bérleti szerződést távolról

Egyre gyakoribb a távoli bérleti megállapodások aláírása. Ez a folyamat időt spórol és lehetővé teszi, hogy mindkét félnek ne kelljen személyesen jelen lennie. Tekintsük át azokat a fő lépéseket és kulcsfontosságú pontokat, amelyeket figyelembe kell venni a távoli bérleti szerződés biztonságos és törvényes megkötésekor.

Mi a távoli bérleti megállapodás?

A távoli bérleti megállapodás egy olyan szerződés a bérlő és a bérbeadó között, amelyet személyes találkozás nélkül kötnek meg. Ez a megoldás alkalmas nagyvállalatok számára, akik online platformokon keresztül kötnek szerződéseket, valamint magánszemélyek számára, akik ingatlant bérelnek.

A távoli szerződéskötés lehetővé teszi:

• Időt megtakarítani a dokumentumok elküldésével.
• Elektronikus kommunikációs eszközök használatát (e-mail, speciális platformok).
• Elektronikus aláírás alkalmazását a dokumentum hitelesítésére.

Ennek a folyamatnak kulcsfontosságú a szerződés mindkét fél általi aláírása. Ez a lépés jogi érvényességet biztosít a dokumentumnak, ezért fontos, hogy figyelmesen kövessük az összes lépést.

A szerződés szövegének fogadása, egyeztetése

Az első lépés az, hogy kérjünk szerződéstervezetet e-mailben. Ez lehetővé teszi a tartalom alapos áttanulmányozását, a feltételek megbeszélését és a módosítások végrehajtását az aláírás előtt.

Adatainak védelme az elküldés során:

• Biztonságos kommunikációs csatornákat használjunk, például VPN-t (virtuális magánhálózat). Ez csökkenti az információszivárgás vagy illetéktelen lehallgatás kockázatát.
• Ha szükséges, hitelesített e-mailen küldjük el a dokumentumokat (PEC – Posta Elettronica Certificata).

Felek dokumentumainak ellenőrzése

Az aláírás előtt fontos ellenőrizni a másik fél személyazonosító dokumentumait (útlevél, jogi személy adatai stb.). Ez segít megerősíteni a résztvevők személyazonosságát és hitelesítő adatait.

Jogi személyek esetén kérhetünk cégnyilvántartási kivonatot (visura camerole), amely igazolja a képviselő jogosultságát.

A szerződés papír alapú verziójának aláírása

Miután elfogadtuk a szerződés szövegét és elvégeztük a módosításokat:

1. Nyomtassuk ki.
2. Jelöljük meg minden oldalon. Ez alátámasztja, hogy beleegyezünk a dokumentum egészébe.
3. Különös figyelmet kell fordítani azokra a kikötésekre, amelyek korlátozzák a felek jogait. Az Olasz Polgári Törvénykönyv 1341. §-a értelmében ezek a kikötések külön aláírást igényelnek (például az idő előtti felmondás feltételei, a felelősség korlátozása).

Aláírt dokumentum elküldése

Az aláírt szerződés másolatát postai úton, visszaigazolt kézbesítéssel vagy futárszolgálattal kell elküldeni. Ez garantálja a dokumentum biztonságát és a kézbesítés igazolását.

Ajánlott:

• Csatoljunk kísérőlevelet a küldemény tartalmának megjelölésével.
• Tartsuk meg a visszaigazolt kézbesítés igazolását.

Elektronikus aláírás

A folyamat felgyorsítása érdekében használhatunk elektronikus aláírást. Három fő típusa van:

1. Egyszerű elektronikus aláírás (FES): Az alapvető, de kevésbé biztonságos verzió.
2. Fejlett elektronikus aláírás (FEA): Magasabb szintű biztonságot nyújt tanúsított eszközök alkalmazásával.
3. Minősített elektronikus aláírás (FEQ): Azonos jogi értékű a kézzel írott aláírással, teljes jogi erejű.

A minősített aláírás jellemzői:

• Akkreditált tanúsító központok állítják ki.
• Olyan eszközöket használ (okoskártyák, USB tokenek), amelyek garantálják az aláíró megbízható azonosítását.
• Lehetővé teszi a dokumentumok aláírását PDF (PAdES), XML (XAdES) vagy más fájltípusok (CAdES) formátumban.

Mikor érvényes a távolról aláírt szerződés?

Ahhoz, hogy a szerződés jogilag érvényes legyen, fontos, hogy:

• Mindkét fél jogképes legyen.
• A beleegyezés tudatos és önkéntes legyen.
• A szerződés formai és tartalmi követelményei teljesüljenek.

Ajánlás:
Használjunk minősített vagy fejlett elektronikus aláírást. Egy egyszerű aláírás nem mindig biztosít elegendő védelmet viták esetén.

A távoli aláírás értéke vitás esetekben

Vitás helyzetben az aláírt dokumentum az ügylet igazolása, ha:

• Megbízható aláírási módszereket (minősített aláírás) alkalmaznak.
• A dokumentum megfelelően megőrzésre került.

Nem ajánlott a szkennelt aláírás használata, mivel annak nincs jogi ereje, és a szerződés érvénytelenítéséhez vezethet.

Eredmény:
A bérleti szerződés távoli aláírása kényelmes és modern, de szabályok betartását igényli. Használjunk biztonságos csatornákat, megbízható aláírási módszereket, és alaposan vizsgáljuk meg a szerződés feltételeit.